Zastosowanie systemu eDokumenty:

W sekretariacie/kancelarii:

- szybka rejestracja korespondencji,

- wydruk książki podawczej oraz pocztowej książki nadawczej (system otrzymał rekomendację Poczty Polskiej),

- błyskawiczny dostęp do wszelkiej korespondencji ze wskazaniem miejsca przechowywania pisma,

Dla kadry zarządzającej:

- możliwość skonstruowania stabilnych procesów wewnętrznych opartych na wybranych typach pism,

- dostęp do spraw prowadzonych przez podwładnych,

- kontrola terminowości wykonywanych zadań,

- określanie stopnia zaangażowania pracą poszczególnych pracowników,

Dla księgowości:

- szybki dostęp do zeskanowanych faktur,

- możliwość opisu faktury drogą elektroniczną,

- obieg faktur zdefiniowany jako proces wewnętrzny,

Dla pracowników:

- zapoznanie się z pismem poprzez ekran komputera,

- wspomaganie procesu tworzenia pism, umów,

- gromadzenie wszystkich danych w jednej sprawie - jednym folderze.

Korzyści płynące z użytkowania systemu eDokumenty:

Centralna baza klientów

Centralna baza klientów dostępna dla każdego uprawnionego pracownika firmy niezależnie od pełnionej roli. Centralna baza danych wszelkich wartościowych informacji dotyczących klienta, dostępna zawsze pod ręką, ale równocześnie nie narażona na kradzież.

Centralna baza wiedzy i informacji firmowych

Wydajne narzędzie komunikacji wewnątrz firmy, powodujące równocześnie zapisywanie w jednym miejscu wszystkich ważnych informacji.

Doskonałe narzędzie organizacji czasu pracy

Kalendarz, Lista zadań, Plan dnia - razem z możliwością określania klienta lub sprawy daje poczucie kontroli nad swoim czasem pracy i możliwość jego efektywnego wykorzystania

Przeciwdziałanie wypieraniu się swoich działań

Ochrona przed wypieraniem się swoich działać (ang. non-repuation) polega na zagwarantowaniu odpowiedzialności użytkowników za swe czyny podejmowane
w ramach czynności służbowych .

Bezpieczna archiwizacja danych

Poprzez przechowywanie plików pism, maili i innych dokumentów w centralnej bazie danych, podlegającej codziennej archiwizacji zapewniona zostaje ciągłość
i bezpieczeństwo informacji każdego stanowiska pracy.

Zarządzanie przywilejami

Mechanizmy te pozwalają określić co każdy użtytkownik może zobaczyć i co może zrobić w danym środowisku. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów środowiskiem tym jest po prostu Firma lub instytucja. Wdrożenie systemu wymusza więc naturalny proces określenia dokładnych ról każdego z pracowników.

Pozostałe zalety systemu: 

-Niższe koszty zakupu dzięki wykorzystaniu narzędzi OpenSource

-Niższe koszty wdrożenia i utrzymania dzięki technologii internetowej (aplikacja
w przeglądarce)

-Bardzo duże możliwości kastomizacji – dostosowania do wymagań i specyfiki poszczególnych organizacji

- Prosty model organizacji operujący na złożeniu kilku obiektów: pracowników, zdarzeń
i dokumentów które można łączyć w sprawy i przyporządkowywać do kontrahenta – system jest względem konkurencji o wiele łatwiejszy do wdrożenia

- Zgodność z wymogami prawnymi i zaleceniami względem aplikacji przeznaczonych dla administracji; zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i wspiera otwarte standardy.